中国农业科学院生物技术研究所
会计档案管理办法
第一条 为进一步加强我所知识产权管理，鼓励发明创造和知识产权转化应用，实现“建设国际一流农业科研院所”的战略目标，支撑现代农业发展，更好地实现建设创新型国家要求，根据国家有关法律法规和相关文件精神，结合我所实际，制定本办法。
第一条 为了加强会计档案管理，使之更好地为研究所科研服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部《会计档案管理办法》的规定，结合我所实际，制定本办法。
第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，其他会计凭证。
2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。
3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料。
第三条 研究所会计档案由财务处指定专人集中保管，出纳人员不得兼管会计档案。
第四条 每年形成的会计记账凭证、账册及其他会计资料，财务部门要按期进行整理、汇集，分门别类装订成册。会计档案装订完毕，应编制会计档案保管清册，由会计档案负责人、财务负责人核对签字。
第五条 会计档案的保管期限为永久、定期两类（见附表）。会计档案的保管期限，是从会计年度终了后的第一天算起。
第六条 财务部门采用电子计算机进行会计核算的，要保存打印出的纸质会计档案，同时保存一份磁性介质记录的会计档案。
第七条 会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，经单位领导批准，并办理登记手续，财务部门可提供查阅和复制。
第八条 查阅会计档案的人员，不得将会计档案带出财务处档案室。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂划、拆封和抽换。
第九条 移交会计档案，应编制会计档案移交清册，列明应交档案名称、卷号、册数、起止年度，应保管年限、已保管年限等内容。
交接会计档案时，接交双方应当按照移交清册所列内容逐项核对，并由接交双方经办人签字或盖章。
第十条 保管期满的会计档案，按照以下程序销毁：
1.由财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3.销毁会计档案时，应当由单位档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将情况报告单位负责人。
第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当抽出单独立卷，保管到未了事项终结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在建设期间的项目，其保管期虽满的会计档案不得销毁。
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第十二条 本办法自印发之日起执行。由财务处负责解释。对未尽事项和与国家及上级部门有关规定相抵触的内容，按国家及上级部门有关规定执行。
会计档案保管期限表
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档案名称
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保管期限
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备注
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一、会计凭证类
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1、原始凭证
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15年
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2、记账凭证
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15年
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3、汇总凭证
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15年
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二、会计账簿类
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1、总账
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15年
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包括日记总账
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2、明细账
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15年
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3、日记账
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15年
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现金和银行存款日记账保管25年
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4、辅助账簿
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15年
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三、财务报告类
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1、月、季度财务报表
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3年
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包括文字分析
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2、年度预、决算
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永久
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包括文字分析
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四、其他
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1、会计移交清册
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15年
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2、会计档案保管清册
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永久
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3、会计档案销毁清册
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永久
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4、银行余额调节表
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5年
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5、银行对账单
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5年
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